Come organizzare un evento culturale

Eventi Mercoledì, 23 Novembre 2016

Come organizzare un evento culturale

Per organizzare un evento culturale bisogna essere in grado di gestire numerosi aspetti che vanno dagli inviti ai comunicati stampa successivi all'evento stesso. Non è un lavoro semplice: possono volerci mesi, o addirittura un intero anno, ma se gli sforzi vanno nella stessa direzione, avremo modo di raccogliere ottimi frutti e raggiungere gli obiettivi sperati. Il primo e più importante passo per organizzare un evento culturale è trovare una location adatta. Scontato? Niente affatto: molti pensano a questa voce in un secondo momento, convinti che le priorità siano altre, salvo poi rendersi conto che dalla location dipende cosa scrivere sugli inviti, quali e quante persone coinvolgere (numero di invitati, distanza, ecc), e soprattutto che budget mettere sul piatto. Insomma, tanti fattori decisivi per l'organizzazione generale, senza i quali è difficile anche solo cominciare!

Una volta definita la location è tempo di passare alle questioni logistiche e burocratiche. Se optate per una residenza privata come Villa Canal, non avrete alcun problema di permessi in quanto lo spazio è vostre e, nei limiti della legge e del buon senso, avrete piena libertà di organizzare il vostro evento culturale. Viceversa, per luoghi pubblici occorre rivolgersi al comune e motivare l'utilizzo di quel determinato parco o di quella determinata area. Includete nei piani un catering per il rinfresco perché non esiste evento in cui la gente non abbia fame (e sete). Se ci tenete all'accoglienza, ingaggiate una ragazza e affiancatela a un professionista della sicurezza, avrete la situazione sotto controllo anche quando sarete impegnati nella conferenza, nella presentazione del vostro libro o in qualsiasi altra attività legata all'evento culturale. Organizzare un evento del genere vuol dire anche saper coinvolgere la stampa. Non puntate solo ai quotidiani nazionali: in ambito locale lavorano molti bravi giornalisti che possono darvi una mano a promuovere e raccontare l'evento senza chiedere nulla in cambio. 

Se avete dimestichezza con la rete, rivolgetevi anche a influencer, blogger, youtuber o instagrammer, persone esperte che su invito, in cambio del giusto compenso, si occuperanno di scrivere articoli, girare video da postare sul canale Youtube o scattare immagini dell'evento stesso. Tanti modi diversi per aumentare il passaparola in rete senza per questo spendere un patrimonio (cosa che succederebbe con spot radio o pubblicità sul giornale). Va da sé che la promozione dell'evento deve cominciare con netto anticipo rispetto al grande giorno. Che abbiate in programma una mostra di scultori emergenti o un workshop su Dante, non dimenticate di utilizzare Facebook, Twitter, volantini e newsletter per intercettare il maggior numero di persone potenzialmente interessate all'evento. Non si tratta di fare spam ma di curare la comunicazione e stuzzicare la curiosità di un pubblico mai come oggi così diffidente. Davvero una bella sfida!